Unbezahlte Rechnungen, diesen Stress kennen wir alle! Egal, ob es sich um ein Versehen, einen Rückschlag oder einen Kunden handelt, der zu spät bezahlt, die Verwaltung einer unbezahlten Rechnung kann zu echten Kopfschmerzen führen. Keine Sorge, dieser Leitfaden unterstützt Sie bei jedem Schritt. Mit praktischen Tipps, Rechtsberatung und einfachen Lösungen können Sie Ihr Geld ohne großen Aufwand zurückbekommen und gleichzeitig eine gute Beziehung zu Ihren Kunden aufrechterhalten. Lass uns gehen, lass uns gehen, lass uns diese Rechnung in Angriff nehmen!
Was tun bei Nichtzahlung?
Hier finden Sie eine Zusammenfassung Ihrer Rechte im Falle einer Nichtzahlung mit den entsprechenden Fristen:
- Einvernehmliche Mahnungen : Sie können Erinnerungen ab dem Tag nach dem Fälligkeitsdatum der unbezahlten Rechnung senden. In der Regel beginnen Sie mit einer freundlichen Erinnerung und können dann mehrere Erinnerungen im Abstand von ein bis zwei Wochen versenden.
- Formelle Mitteilung : Wenn die Erinnerungen nicht erfolgreich waren, können Sie eine Formelle Mitteilung Nach einem Monate zu spät (Dies ist die aktuelle Frist, die jedoch je nach Vertrag kürzer sein kann). Dieser Brief sollte gesendet werden von Einschreiben mit Empfangsbestätigung. Die in der Mahnung gewährte Zahlungsfrist ist in der Regel 8 bis 15 Tage.
- Späte Strafen : Du kannst dich bewerben Strafen bei Zahlungsverzug ab dem ersten Tag der Verspätung, wenn sie im Vertrag oder in den Verkaufsbedingungen erwähnt sind. Der geltende gesetzliche Zinssatz ist in der Regel der von Europäische Zentralbank um 10 Prozentpunkte erhöht, aber die Parteien können einen bestimmten Satz vereinbaren. Strafen müssen auf der Rechnung angegeben werden.
- Unterlassungsverfügung zur Zahlung : Wenn die Rechnung nach der Mahnung unbezahlt bleibt und die Forderung nicht angefochten wird, können Sie eine Erlass vor Gericht. Dieses Verfahren ist schnell, aber die Gerichtsentscheidung kann 1 bis 2 Monate nach dem Antrag, abhängig von der Komplexität des Falls und der Arbeitsbelastung des Gerichts.
- Beschlagnahme von Vermögenswerten : Wenn der Zahlungsbefehl günstig ist und der Schuldner die Schuld immer noch nicht bezahlt, können Sie einen Umtastung (über Gehalt, Bankkonto usw.) vor Gericht oder durch einen Gerichtsvollzieher. Dies kann nach dem Urteil noch einige Wochen dauern.
- Rückgriff auf einen Fachmann : Wenn Sie sich entscheiden, ein Inkassounternehmen oder einen Gerichtsvollzieher zu beauftragen, Bearbeitungszeit hängt vom gewählten Fachmann ab. Die Inkassokosten können zur Schuld hinzukommen und variieren je nach Unternehmen oder Gerichtsvollzieher.
wichtig : Halten Sie immer die gesetzlichen Fristen für jede Phase ein, um Ihre Heilungschancen zu maximieren und gleichzeitig Ihre Rechte zu wahren und den gesetzlichen Rahmen einzuhalten.
Vollständige Anleitung zur Verwaltung einer unbezahlten Rechnung
1. Überprüfen Sie die Rechnungsdetails
Bevor Sie handeln, vergewissern Sie sich, dass die Rechnung korrekt ist und dass die Zahlungsbedingungen eingehalten wurden. Überprüfen Sie:
- Genauer Rechnungsbetrag.
- Fälligkeitstermine.
- Die vereinbarten Zahlungsbedingungen (Bedingungen, Fristen usw.).
- Die gelieferten oder erbrachten Dienstleistungen oder Produkte.
Tipp : Wenn die Rechnung mit einem Vertrag verknüpft ist, lesen Sie sie erneut, um sicherzustellen, dass die Zahlungsbedingungen genau definiert sind.
2. Geben Sie eine einvernehmliche erste Erinnerung
Manchmal kann die Verzögerung auf ein einfaches Versehen oder ein Verwaltungsproblem zurückzuführen sein. Senden Sie einige Tage nach dem Fälligkeitsdatum eine erste höfliche und freundliche Erinnerung, in der Sie die betreffende Rechnung angeben und die Zahlungsbedingungen angeben.
Beispielnachricht:
Hallo [Kundenname],
Wir erinnern Sie daran, dass die Rechnungsnr. [Nummer] in Höhe von [Betrag], ausgestellt am [Datum], ist bis heute unbezahlt, da das Fälligkeitsdatum am [Datum] abgelaufen ist. Wir wären Ihnen dankbar, wenn Sie die Zahlung so schnell wie möglich vornehmen könnten.
Wir stehen Ihnen für alle Fragen zur Verfügung und danken Ihnen für Ihre Reaktionsfähigkeit.
3. Bieten Sie einfache Zahlungsmöglichkeiten an
Um das Bezahlen der Rechnung zu erleichtern, können Sie Zahlungsoptionen anbieten, wie Rechnung hoch, eine Anwendung, mit der Ihre Kunden schnell über herkömmliche Bankanwendungen bezahlen können. Sie können auch vorschlagen, in Raten zu zahlen, wenn der Betrag groß ist.
Dies kann den Kunden dazu ermutigen, ohne zu viel Druck zu zahlen.
4. Senden Sie eine formelle Mitteilung (falls erforderlich)
Bleibt die Rechnung nach mehreren freundlichen Mahnungen unbezahlt, ist es an der Zeit, eine förmliche Mahnung zu versenden. Dieses Dokument informiert den Kunden darüber, dass er eine bestimmte Frist hat, um die Rechnung zu bezahlen, bevor rechtliche Schritte eingeleitet werden.
Die formelle Mitteilung muss per Einschreiben mit Empfangsbestätigung gesendet werden. Geben Sie deutlich den fälligen Betrag, das Fälligkeitsdatum und die neue Zahlungsfrist an.
Beispiel für eine formelle Mitteilung:
Wir fordern Sie hiermit auf, die Rechnungsnummer zu bezahlen. [Nummer] in Höhe von [Betrag] innerhalb von [x Tagen], d. h. vor [Datum]. Wenn die Zahlung nicht innerhalb dieser Frist erfolgt, sind wir gezwungen, rechtliche Schritte einzuleiten, was zu zusätzlichen Kosten und rechtlichen Konsequenzen führen kann.
Wir bitten Sie, so schnell wie möglich die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen.
5. Starten Sie ein Inkassoverfahren
Wenn die Rechnung trotz der formellen Mitteilung unbezahlt bleibt, können Sie Wiederherstellungsmaßnahmen in Betracht ziehen:
- Unterlassungsverfügung zur Zahlung : Dies ist ein schnelles Gerichtsverfahren, bei dem ein Gericht den Schuldner zur Zahlung des fälligen Betrags verurteilt. Dieses Rechtsmittel ist wirksam, wenn die Forderung unbestritten ist.
- Gehaltsabrechnung oder Bankkontoeingabe : Wenn ein günstiges Urteil gefällt wird und der Schuldner immer noch nicht zahlt, können Sie die Pfändung seines Einkommens oder Bankvermögens beantragen.
- Einsatz eines Inkassoprofis : Wenn Sie diese Aufgabe lieber delegieren möchten, können Sie ein Unternehmen beauftragen, das sich auf Inkasso spezialisiert hat.
6. Behalte einen professionellen und ruhigen Ton
Während des gesamten Prozesses ist es wichtig, professionell zu bleiben, auch wenn die Situation frustrierend wird. Respekt und Höflichkeit fördern eine schnellere Lösung und pflegen Ihre Geschäftsbeziehungen. Wenn Sie Gespräche mit dem Kunden führen, hören Sie ihm zu und bieten Sie angemessene Lösungen an, um eine Einigung zu erzielen.
7. Halten Sie Ihre Dokumente und Mitteilungen auf dem neuesten Stand
Bewahren Sie Kopien Ihrer gesamten Kommunikation auf, von der Originalrechnung bis hin zu E-Mails, Erinnerungen, Forderungen und allen Dokumenten, die sich auf die Situation beziehen. Diese Dokumente werden wichtig sein, wenn sich die Situation zu rechtlichen Schritten entwickelt.
Tipp : Verwenden Sie die Forderungsverwaltungssoftware, um Zahlungen, Mahnungen und ergriffene Maßnahmen einfach zu verfolgen.
8. Planen Sie ein System, um zukünftige Zahlungsrückstände zu vermeiden
Sobald die Situation gelöst ist, ergreifen Sie Maßnahmen, um das Risiko unbezahlter Rechnungen in Zukunft zu begrenzen:
- Einzahlungen anfordern : Wenn Sie zu Beginn der Dienstleistung oder Lieferung eine Anzahlung verlangen, ist ein Teil der Zahlung gesichert.
- Klare Zahlungsbedingungen : Legen Sie strenge Zahlungsbedingungen fest und stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden sie verstehen.
- Automatische Erinnerungen : Richten Sie ein automatisches Erinnerungssystem ein, um bei verspäteter Zahlung schnell eingreifen zu können.
5 Tipps zur Reduzierung des Zahlungsausfallrisikos
- Bieten Sie schnelle Zahlungen über eine Anwendung wie Bill Up an : Indem Sie Ihren Kunden die Möglichkeit bieten, schnell und einfach über eine Anwendung wie Rechnung hoch, Sie vereinfachen den Abwicklungsprozess. Mit der Anwendung können Sie den Begünstigten in wenigen Sekunden eingeben und eine sofortige Zahlung vornehmen oder eine Zahlung planen, und das alles mithilfe herkömmlicher Bankanwendungen. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit, zu spät zu kommen, da Kunden direkt von ihrem Telefon oder Computer aus bezahlen können.
- Festlegung klarer Zahlungsbedingungen von Anfang an : Sobald der Vertrag unterzeichnet oder die Bestellung angenommen wurde, sollten Sie Ihre Zahlungsbedingungen transparent angeben (Frist, Zahlungsmethode, Strafen bei Verzug). Dies verhindert Missverständnisse und ermöglicht es dem Kunden, genau zu wissen, was ihn erwartet. Wenn möglich, fordern Sie vor dem Service oder der Lieferung eine Anzahlung an, um einen Teil der Zahlung zu sichern.
- Verwenden Sie automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen vor dem Fälligkeitsdatum : Programmieren Sie automatische Erinnerungen über Rechnungsverwaltungstools vor dem Fälligkeitsdatum Ihrer Rechnungen. Eine einfache und höfliche Nachricht einige Tage vor der Zahlung kann den Kunden dazu ermutigen, die Zahlung nicht zu vergessen, ohne dass ein manuelles Eingreifen erforderlich ist.
- Bieten Sie Frühzahlungsrabatte an : Um Ihre Kunden zu ermutigen, ihre Rechnungen früher zu bezahlen, können Sie ihnen einen Rabatt anbieten, wenn die Zahlung bis zu einem bestimmten Datum erfolgt. Dies ist ein Anreiz, schnell zu zahlen und gleichzeitig eine positive Beziehung zu Ihren Kunden aufrechtzuerhalten.
- Konzentrieren Sie sich auf klare Verträge und regelmäßige Erinnerungen : Ein gut geschriebener Vertrag, in dem die Zahlungsbedingungen und die Folgen einer Verzögerung festgelegt sind, kann Sie schützen. Richten Sie gleichzeitig einen regelmäßigen Folgeprozess ein, sobald eine Rechnung fällig ist. Beginnen Sie mit einer freundlichen Erinnerung und gehen Sie bei Bedarf zu entschiedeneren Maßnahmen über. Je früher Sie handeln, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie Ihr Geld zurückerhalten, bevor die Situation kompliziert wird.
Und wenn ich meine Rechnung nicht bezahle, was ist das Risiko?
Wenn Sie Ihre Rechnung nicht pünktlich bezahlen, setzen Sie sich verschiedenen rechtlichen und finanziellen Risiken aus. Erstens können Verzugsstrafen verhängt werden, wodurch sich der Betrag, den Sie schulden, erhöht. Wenn die Zahlung immer noch nicht erfolgt ist, erhalten Sie möglicherweise eine formelle Mahnung, in der Ihnen eine letzte Frist für die Zahlung des Betrags gesetzt wird. Im Falle einer Nichtregulierung kann der Gläubiger ein Gerichtsverfahren einleiten, z. B. einen Zahlungsbefehl oder eine Pfändung Ihres Vermögens, einschließlich Ihres Lohns oder Ihrer Bankkonten. Darüber hinaus kann sich ein Zahlungsausfall auf Ihre finanzielle Reputation auswirken und es in Zukunft schwieriger machen, Kredite zu erhalten. Sie könnten auch bei schlechten Zahlern registriert sein, was sich negativ auf Ihre Geschäftsbeziehungen und Ihre Glaubwürdigkeit auswirken wird. Kurz gesagt, wenn Sie eine Rechnung nicht rechtzeitig bezahlen, kann dies zu zusätzlichen Kosten, Beschlagnahmungen und sogar rechtlichen Schritten führen.
