Die Verwaltung von Rechnungen im Geschäftskontext wirft eine wichtige Frage auf: Wie lange sollten Rechnungen und andere Verwaltungsdokumente aufbewahrt werden? Dieser Zeitraum variiert je nach Art der Rechnung (Papier oder elektronisch), Art der Tätigkeit und Steuerpflichten. In Frankreich regeln verschiedene Regeln und gesetzliche Fristen die Aufbewahrung von Rechnungen.
Im Allgemeinen verlangen die Steuerbehörden von Unternehmen, Rechnungen mindestens 6 Jahre lang aufzubewahren. Diese Frist beginnt am Ende des Rechnungsjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Wenn beispielsweise eine Rechnung am 15. März 2023 ausgestellt wird und einen Kauf für das Jahr 2023 betrifft, muss die Rechnung bis zum 31. Dezember 2029 aufbewahrt werden, d. h. 6 Jahre nach Ende des Geschäftsjahres.
Sonderfälle: Einige Rechnungen müssen länger aufbewahrt werden, insbesondere Dokumente im Zusammenhang mit Garantieverträgen oder langfristigen Verträgen, die möglicherweise bis zu 10 Jahre nach Ablauf des Vertrags archiviert werden müssen.
Es gibt Unterschiede zwischen Einkaufsrechnungen (Lieferanten) und Verkaufsrechnungen (Kunden), wenn es um die Aufbewahrung geht. Beide müssen mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden. Die Art der Rechnung (auf Papier oder elektronisch) kann jedoch die Aufbewahrungsmethode beeinflussen.
Mit zunehmender Digitalisierung ist es nun möglich, Rechnungen in elektronischer Form aufzubewahren. Das Gesetz erlaubt es, diese Dokumente in digitaler Form aufzubewahren, sofern sie zugänglich, sicher und vor Änderungen geschützt sind. Unternehmen können sich dafür entscheiden, ihre Rechnungen in Papierform zu digitalisieren, sie müssen jedoch die von der Steuerbehörde festgelegten Kriterien erfüllen, um die Integrität der Dokumente zu gewährleisten.
Es wird daher empfohlen Papierrechnungen digitalisieren sobald sie eingegangen sind, um ihre Archivierung zu erleichtern und das Risiko eines Verlusts oder einer Verschlechterung zu verringern.
Elektronische Rechnungen unterliegen den gleichen Regeln wie Papierrechnungen. Sie müssen in einem Format archiviert und gesichert werden, das ihre Integrität garantiert. Das PDF-Format wird oft dafür verwendet, da es leicht zugänglich und schwer zu ändern ist. Das Unternehmen muss auch sicherstellen, dass diese Rechnungen im Falle einer Anfrage der Steuerbehörden zugänglich sind.
Dematerialisierte Rechnungen, wie Telefon-, Strom- oder digitale Servicerechnungen, sollte ebenfalls 6 Jahre aufbewahrt werden. Die digitale Archivierung von Rechnungen garantiert nicht nur Platzersparnisse, sondern auch eine flüssigere Verwaltung dieser Verwaltungsdokumente.
Buchhaltungsbelege wie Einkaufs- und Verkaufsrechnungen, Belege der Zahlung und Kontoauszüge, gehören zu den Steuerdokumenten, die in Frankreich 6 Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Dazu gehören auch Dokumente in Bezug auf Verträge kommerziell, mit Steuerdokumente Und zu Steuererklärungen. Diese Dokumente können verwendet werden als Beweise während einer Steuerprüfung oder einer Prüfung durch die Verwaltung.
In Bezug auf Verwaltungsdokumente im Zusammenhang mit Steuern, Energierechnungen, das Stromrechnungen, oder die Telefonrechnungen, es ist wichtig, diese Dokumente für die Dauer der Steuerpflichten aufzubewahren, die in der Regel 6 Jahre beträgt.
Der Schutz dieser Dokumente ist von entscheidender Bedeutung. Ob in Papierform oder in digitaler Form, es ist angemessen sichern um das Risiko von Verlust oder unbefugtem Zugriff zu vermeiden. Gesetz Sicherung Bei der Verwendung von Dokumenten können digitale Safes, regelmäßige Backups und die Implementierung angemessener Sicherheitsprotokolle erforderlich sein.
Einige Unternehmen müssen Dokumente je nach Geschäft länger aufbewahren. Zum Beispiel als Teil einer Garantie Bei Geschäften oder Verträgen mit einem Lieferanten kann es erforderlich sein, diese Dokumente für die Dauer der Garantie aufzubewahren. Darüber hinaus können einige Dokumente eingereicht werden bei längere Aufbewahrungsfrist, wie Arbeitsverträge, die nach Vertragsende 5 Jahre lang aufbewahrt werden müssen, oder Dokumente im Zusammenhang mit Einkaufstransaktionen die bestimmte Haltbarkeitszeiten haben können.
Es ist daher wichtig, die gesetzlichen Verpflichtungen vollständig zu verstehen und ein Dokumentenverwaltungssystem einzurichten, das an behalte die Rechnungen und buchhalterische Dokumente unter gesetzlichen Bedingungen, bei gleichzeitiger Gewährleistung ihrer Sicherheit und Zugänglichkeit.
Im Zweifelsfall empfiehlt es sich, sich von einem Wirtschaftsprüfer oder an einen Steuerberater, um sicherzustellen, dass das Unternehmen die aktuellen Steuerverfahren einhält und seine Dokumente innerhalb der gesetzlichen Fristen aufbewahrt.
