Quels sont les frais cachés liés aux paiements des factures – et comment les éviter ?
La saisie des factures et le paiement des factures semblent être une simple opération administrative dans la gestion quotidienne d'une entreprise. Pourtant, derrière chaque règlement de la facture peuvent se cacher des frais invisibles qui perturbent votre compte et votre trésorerie. Enregistrer une facture correctement est essentiel pour éviter ces frais bancaires, pénalités et retards de traitement qui s'accumulent mois après mois, impactant négativement votre comptabilité et votre situation financière.
Nous décryptons pour vous les principaux frais cachés liés à l'enregistrement comptable des factures d'achat et de vente, et surtout, les solutions pour les éviter efficacement grâce à l'automatisation de votre processus de gestion des factures.
Les frais bancaires de virement lors du règlement de la facture
C'est le plus classique des frais cachés lors du paiement de la facture, mais aussi le plus sournois. Selon les banques et les pays, des frais peuvent s'appliquer à chaque virement émis, notamment à l'international ou en devises étrangères, affectant directement votre compte fournisseur.
Ce que cela peut inclure :
- Frais de virement SEPA hors zone euro pour le règlement de la facture
- Commissions de change sur des paiements en devises
- Frais fixes ou variables selon le montant de la facture et le montant TTC
Comment les éviter ?
- Privilégiez les virements SEPA pour les transactions en euros dans l'Union européenne
- Comparez les offres bancaires : certaines banques pros proposent des virements gratuits inclus dans votre compte
- Centralisez les paiements via un logiciel comptable connecté à votre banque pour éviter les frais cachés ou doublons dans vos écritures comptables
- Utiliser un système qui facilite l'enregistrement d'une facture et son suivi jusqu'au paiement
Les pénalités de retard dans la comptabilisation des factures clients
Les retards de paiement peuvent vous coûter cher, que ce soit pour les factures fournisseurs ou les factures clients.
Côté fournisseur, lorsque vous devez enregistrer les dépenses dans le compte, vous risquez :
- Des pénalités de retard prévues par le contrat qui affectent votre compte de charges
- Des frais administratifs supplémentaires sur chaque facture d'achat
- Une détérioration de la relation commerciale avec le compte fournisseur
Côté client, si vos factures clients sont payées en retard après émission d'une facture :
- Vous supportez un décalage de trésorerie dans votre compte client
- Vous perdez du temps à relancer au lieu d'automatiser votre processus
- Vous engagez des frais pour recouvrement lors de l'enregistrement comptable
Comment les éviter ?
- Automatisez vos rappels et vos échéances grâce à un logiciel de comptabilité qui gère la date et le numéro de facture
- Programmez vos paiements à l'avance pour chaque facture fournisseurs
- Centralisez vos échéanciers pour une vision claire de ce qui doit être payé et quand, facilitant ainsi la saisie comptable d'une facture
Les erreurs de saisie des factures et les doublons dans les documents comptables
Une facture mal saisie avec un numéro de compte incorrect, un montant HT ou un montant de la TVA erroné, ou un paiement effectué deux fois : ce sont des erreurs fréquentes qui entraînent des surcoûts cachés. Ces problèmes affectent directement votre déclaration de TVA et vos comptes comptables.
Comment les éviter ?
- Digitalisez la réception des factures et la saisie des factures d'achats
- Utilisez une solution de scan intelligent pour la collecte des factures : une simple photo permet de détecter automatiquement les données clés du document
- Mettez en place un processus de validation où chaque facture sera enregistré correctement, avec vérification du numéro et du montant de la facture
- Vérifiez que chaque écriture comptable est correcte, avec le bon débit et crédit du compte
Les coûts cachés liés à la gestion manuelle des pièces comptables
On parle peu du coût du temps passé à gérer manuellement les documents comptables : impression, tri, saisie comptable dans Excel, vérification du montant HT et montant TTC, envoi à la banque, classement... Cela représente des heures perdues chaque jour pour l'opérateur de saisie.
Comment les éviter ?
- Automatisez tout ce qui peut l'être : saisie des écritures, validation, classement des factures d'achat et factures de vente
- Utilisez des outils qui s'intègrent à votre banque et à votre comptabilité pour faciliter la saisie d'une facture d'achat
- Par exemple, avec un bon logiciel, vous programmez vos paiements en quelques clics, sans avoir à ressaisir les informations dans votre banque. Lorsqu'une facture est payée, votre logiciel comptable la classe automatique
- Assurez-vous que votre système gère correctement la TVA déductible et permet de créditer le compte Fournisseurs sans erreur
Les risques de sécurité dans l'enregistrement comptable
Un paiement mal sécurisé peut entraîner des coûts encore plus lourds : fraude, phishing, erreurs dans le compte général ou le compte de la classe concernée,...
Comment les éviter ?
- Ne partagez jamais vos identifiants bancaires manuellement pour effectuer un enregistrement
- Privilégiez les outils qui utilisent des connexions sécurisées et la double authentification pour la saisie des montants
- Faites valider les IBAN à chaque nouveau fournisseur avant de débiter ou créditer le compte
- Vérifiez régulièrement vos comptes comptables et votre journal pour détecter toute anomalie
Conclusion : optimiser la gestion de vos achats et de ventes
Les frais liés au paiement des factures ne sont pas toujours visibles dans votre journal ou votre compte général... mais ils peuvent peser lourd dans votre budget. En identifiant ces coûts cachés liés à la saisie des factures et en adoptant les bons outils, vous pouvez optimiser votre comptabilité et la fiabilité de votre gestion des factures.
Un logiciel comptable performant peut vous aider à :
- Éviter les frais de retard sur vos factures clients et factures fournisseurs
- Centraliser vos paiements et faciliter l'enregistrement d'une facture
- Classer automatiquement vos documents comptables par date, type et numéro
- Faciliter la saisie comptable d'une facture et la gestion de la taxe avec un calcul précis du montant de la TVA
- Gérer efficacement le montant HT, le montant TTC et permettre de débiter ou créditer le compte approprié
- Simplifier vos achats et ventes en automatisant l'émission des factures et le suivi des paiements
- Et vous prémunir contre les erreurs humaines dans vos écritures comptables
Que vous soyez une petite entreprise ou une structure plus importante offrant un service à vos clients, l'automatisation de votre processus de gestion des factures vous permettra d'économiser du temps et de l'argent, tout en assurant la conformité de votre déclaration de TVA et la précision de votre comptabilité.
